さて、日本はまだまだ紙社会、ハンコ社会でございます。

私も色々な団体さんからご依頼を頂くのですが、それらは全て書類で送られてきます。
データで全て処理できればベストなんですが、依頼文書や承諾書、委員会などに出ればそこで配布される資料などは全て紙で手元に残っていきます。時折確認が必要なことが出てくるのでそのまま破棄するのは気がひけるのですが、膨大な量になっていくので、ファイルはパンパンになるし、机周りは片付かないという事態が発生します。

そこで、もう何年もおせわになっているのが、FUJITSU ScanSnap iX500 FI-IX500 です。
私が持っているのはもう2世代前のものですが、それでも十分ですが、もう最新のこのモデルとかになると読み取り速度とかもっと上がっているので、より快適でしょう。



FUJITSU ScanSnap iX500 FI-IX500 

これは簡単にいえば「スキャナー」です。
ただし、昔のスキャナーはわざわざ1枚1枚スキャナーの枠に合わせ、「じーじーじーじー」とずーっと読み取りを待っている職人芸な世界でしたが、これは違います。

◯速度がとにかく超高速
もう必殺仕事人バリの速度で、自動的に上に紙をセットすると超高速にスキャンしていってくれます。

このモデルになると、25枚/分の高速読み取りを実現していて、あっという間に大量の書類もスキャンしてくれます。

◯両面同時スキャン
ScanSnapは、両面スキャン対応なんです。上記の25枚/分というのは、25枚をスキャンするわけですが、両面印刷資料に関しては、一瞬にして両面スキャンをしていってくれるので、実質「50ページ/分」で処理してくれるのです。

◯重ねスキャン、ズレの自動検知
一気にスキャンしたら、重ねてスキャンしてしまったり、ズレてしまったりするのではないか、と心配するでしょう。昔のスキャナーとかプリンターってよくありましたよね。けど、これは超高性能なセンサーとローラーで、重ねてしまっていたり、ズレが出ると、自動的に検知して再度スキャンするように通知してくれたりします。しかも全部やり直さなくても、間違った紙のところから再度給紙すれば、ちゃんと連続してスキャンを続けてくれるのです。

◯文字認識埋め込み
スキャンしたデータもそのままだと文字情報ではなく画像データですが、自動的にOCR機能を立ち上げることができて、スキャンしたデータ内の文字を自動認識して、その文字情報を埋め込む機能がついています。これでスキャンしたファイルを「あとから検索する」ことができるようになります。

◯PDF自動生成
jpegなどでの保存もできますが、適切なデータファイルに調整してPDF自動生成をしてくれます。

◯様々なネットサービス連動
単独でWi-Fi接続に対応しているので、スキャンしたデータをそのままPCとかに飛ばしてDropboxに保存したりなどもできたりできるようになっています。スマホとかで受取とかもできるようになっています。

とまぁ本当に超高性能な、というか最近の富士通の製品ってこれだけじゃないの?とさえ思うくらい優秀な一台です。

私は、今は基本的に紙系は全てデータ化しています。そもそも書類整理能力が極めて低いので、こうもしないと収集つかなくなるってところがあります。笑

例えば、

◯まずもらった書類は全てScanSnapでデータ化して、Dropboxのフォルダに投げ込む
講演依頼、原稿依頼、委員会依頼などに分けて、依頼状から委嘱状などから全て入れておくことで、Dropboxのアプリで外出先でもアプリですぐに見ることができます。突然「例の件に関してですが、、、」とメールをもらったり、電話をもらっても、すぐに確認できます。

◯報告書などに関しても断裁機でばらしてスキャン
製本された報告書なども色々と送られてきます。これらに関しても昔は本棚に入れたりしていたのですが、とんでもない量になっていくのと、内容を全て把握はできないので、検索できるようにしておかないと資料性も低いです。
今は、断裁機で全てたばらして、ScanSnapで全てデータ化しています。先の書いたように自動的に文字認識して埋め込んでくれるので、後で検索することが可能になるので「あーあの資料どれだっけ」というのが検索で解決。引用したりしても、あとでどの資料だったかすぐに分かります。とても便利。

私はプラスの断裁機をもっていますが、業務用だけあって報告書とかも大抵のものは一回で全てバラバラです。ストレス解消もできます。笑 とはいえ結構な値段でもあるので、もっと安価な以下のカール事務器のも人気みたいなので、こちらでもいいかもですね。

 

◯出張における領収書や半券をセットで保存
地方出張の際に依頼されたものなどでは、航空会社の半券提出を求められたりするのですが、もう色々といっていると訳がわからなくなります。そのため、出張にいった際に領収書だけでなく、もらった半券をスキャンして保存しておきます。依頼元の事務局などにそのデータを送ったりしておけば処理が簡単になりますし、こちら側もいざという時にすぐに送ることができます。

◯A3版のマップやパンフなどもスキャン
これ、A4型の機器なんですが、専用台紙を使ってスキャンするとA3までスキャンが可能なのです。
なので、地方などにいったときにもらったA3版とかの大きなマップやパンフとかも全てスキャンしてデータ化しています。こうすることで、様々な時に活用が可能になります。

◯Dropboxで全てバックアップ&共有
データ化することで、資料として共有が必要なものはDropboxの共有設定で共有します。

◯スキャンしたものは基本破棄
そして何より大切なのは、スキャンしたものは基本的に破棄するってことですよね。捨てないと片付かないので。保管が必要な証拠資料とか以外は全てさくっと破棄します。これで整理が相当につきます。

ということで、まぁ我々の紙との格闘は続くわけですが、データ化することで検索もでき、仕分けもできて資料の活用度は高まりますし、なおかつ破棄してしまうことで整理整頓もできる。という一挙両得だなと思っています。

以下のような別モデルのScanSnapもありますので、シーンに合わせて活用するのも手ですね。
持ち運び可能なモデル、本とかを断裁しなくてもスキャンできたりと色々です。どちらにしても、紙を紙のまま保管する時代はもう終わりだと思います。


 

​ま、早く全部データにして欲しいんですがね。笑
 
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